Was getekend: de notaris

Soms gebeurt het dat buitenlandse cliënten contact opnemen met ons advocatenkantoor in Marbella om een kopie op te vragen van het ‘koopcontract’ van hun woning of van hun Spaanse testament, zonder dat ze echt beseffen wat ze vragen. Dit komt doordat ze een onderhands document niet onderscheiden van een openbaar document.

Bij de verkoop van onroerend goed wordt vaak voorafgaande aan de ondertekening van de notariële akte een prive-koopovereenkomst ondertekend. Dit gebeurt in veel gevallen op het kantoor van de advocaten die de verkopende en de kopende partij vertegenwoordigen. Dit is dus een onderhands document.

Minuut
Het eerste document dat partijen ondertekenen voor een notaris is de ‘minuut’. Dit ambtelijk stuk bevat de vrijwel vastgestelde versie van het document met de handtekening van alle partijen én die van de notaris. De minuut wordt vervolgens op eht kantoor van de notaris bewaard. In geval van invaliditeit of overlijden van deze notaris komt de minuut onder de bewaring van zijn opvolger.

De betrokken partijen krijgen een gewaarmerkte kopie waarop de handtekening van de partijen (die wel op de minuut staan) niet staan. Dit gewaarmerkte exemplaar wordt afgegeven op gezegeld papier. Dit zijn officiële vellen papier die alleen voor notariële documenten gebruikt worden. Elk vel is genummerd en uniek, waarmee dus elke gewaarmerkte kopie van een akte op zijn beurt ook weer uniek is.

Kopie op papier of digitaal
Je kunt altijd weer een kopie bij de notaris opvragen. De notaris kan ‘gewone kopieën’ afgeven op notarieel papier, hoewel veel notarissen gewoon papier gebruiken. De functie daarvan is louter informatief, zonder de geldigheid van een gewaarmerkte kopie. Gewone kopieën worden gewoonlijk gebruikt om bij de vereffening van de belastingen te voegen, of om bepaalde nutsvoorzieningen zoals elektriciteit, water en gas aan te sluiten in verband met een nieuwe woning.

Je kunt ook een gewaarmerkte kopie van het gehele of een deel van het document opvragen. Bij een gedeeltelijke kopie zijn niet alle elementen of stukken die deel uitmaken van de minuut bijgesloten. De gewaarmerkte kopie op papier zal de handtekening van de notaris en de officiële zegels bevatten. Er wordt ook een digitale versie van de minuut gemaakt, deze wordt door de notaris gebruikt om met andere openbare instellingen en registers te communiceren.

Testament
Voor testamenten geldt een andere regeling. Als u in Spanje een testament opstelt, zult u, eenmaal getekend, een gewone kopie ontvangen. Het originele testament in Spanje blijft in het kantoor van de notaris en gewaarmerkte kopieën ervan worden niet afgegeven. De notaris die het testament ondertekent, zal dit meedelen aan het Centraal Testamentenregister.

Wim Lamers
Partner bij Welex, Lawyers & Accountants
www.welex.es